Was macht ein Projektmanager für ein erfolgreiches Event?

Einfaches Projektmanagement stößt bei der Umsetzung aufwendiger Events häufig an seine Grenzen. Was macht ein Projektmanager, um von der Erstellung der Eventkonzeption bis zur erfolgreichen Umsetzung und Nachbereitung für Ordnung zu sorgen? Die Antworten dafür sind vielfältig. Deshalb führen wir Sie einmal durch die wichtigsten Aufgaben, die einem Projektmanager im Umgang mit Stakeholdern, Location, Catering, technischen Infrastrukturen und Budgets gegenüberstehen.

Klar strukturierte Zeitpläne

Was macht ein Projektmanager zu Beginn eines erhaltenen Auftrags? Er sorgt für eine strukturierte Planung der gesamten Veranstaltung. Dabei geht es weniger um Detailfragen zum Ablauf während des Events, sondern viel mehr um realistische Zeitpläne in der Vorbereitung. Es werden zahlreiche Fristen in praktisch allen Bereichen der Organisation gesetzt, um flüssige Abläufe zu gewährleisten und gleichzeitig Raum für kurzfristige Änderungen zu schaffen. Dabei ist es enorm wichtig, die richtige Balance zwischen machbaren Vorgaben und zu viel eingeplanter Zeit zu schaffen, denn wenn Fristen in weiter Ferne liegen, neigen wir Menschen dazu, sie zunächst aufzuschieben. Ein gewisser Druck ist beim Projektcontrolling also hilfreich, um die Effizienz hochzuhalten. Gleichzeitig freuen sich die Kundinnen und Kunden, wenn sie regelmäßig Nachrichten über abgeschlossene Aufgaben vom Projektmanager beziehungsweise der Kontaktperson erhalten.

Genügend Zeit für Aufgaben schaffen

Obwohl einzelne Aufgaben vom Projektmanager zeitlich auf Effizienz ausgerichtet werden, sind Verzögerungen unvermeidbar. Was macht ein Projektmanager also, um den Verzögerungen vorzubeugen? Es werden Pufferzonen eingerichtet, sodass sich wenige Stunden und Tage Verzögerung zum Start eines Projekt nicht langfristig multiplizieren und das gesamte Event gefährden. Stattdessen können einzelne verfehlte Fristen innerhalb der Planung ausgeglichen werden und sorgen so für mehr Sicherheit beim Projektcontrolling. Außerdem werden innerhalb des Prozesses regelmäßig Fristen unterboten und durch die Pufferzonen nochmals verdeutlicht. Auf diese Weise können Projekte teilweise sogar vor den vereinbarten Zeiten abgeschlossen werden.

Das Projektmanagement fokussieren

Während sich Eventagenturen häufig für mehrere Veranstaltungen gleichzeitig verantwortlich zeigen, setzen wir als Eventarchitekten darauf, unseren Fokus stets zu 100 Prozent auf das vor uns liegende Projekt zu richten. Multitasking mag zwar ein schöner Begriff sein, kann allerdings dafür sorgen, dass am Ende drei mittelmäßige Veranstaltungen umgesetzt wurden, statt ein Event auf höchstem Niveau zu präsentieren. So wartet an einem Standort das Catering auf Rückmeldung, weil am zweiten Standort Schwierigkeiten an der Technik aufgetreten sind und diese priorisiert behandelt werden müssen.

Was macht ein Projektmanager, um diesen Zustand entgegenzuwirken? Statt Multitasking einzelner Personen lösen wir bei Scenotech mehrere Tasks eines Events als Team. Sie erhalten also alle wichtigen Services von den Machbarkeitsstudien bis zur technischen Infrastruktur und dennoch liegt der Fokus stets auf dem kommenden Projekt. Die einzelnen Aufgaben werden vom Projektmanager sukzessive zusammengeführt, bis am Ende ein Event steht, das Ihren Wünschen und Vorstellungen entspricht.