Die perfekte Eventinszenie­rung

5 Tipps um das Projektpotenzial voll auszuschöpfen

Für eine perfekte Eventinszenierung sind zahlreiche Faktoren von Bedeutung. Dabei ist es zum einen wichtig, Fehler zu vermeiden sowie Herausforderungen zu meistern und gleichzeitig eine Qualität zu schaffen, die über den Standard hinausreicht. Als erfahrener Eventarchitekt sorgen wir für eine detaillierte Eventinszenierung und präsentieren Ihnen fünf Tipps, mit denen Sie Ihr Projektpotenzial voll ausschöpfen können. Von der Planung über Machbarkeitsstudien bis hin zum fertigen Projekt erhalten Sie hier wertvolle Informationen.

1. Strategische Projektplanung

Ein verlässliches Projektcontrolling legt die Grundlage für ein erfolgreiches Event. Hier werden verschiedene Fragen gestellt, mit denen Sie kurz-, mittel- und langfristig Ihre Prozesse optimieren können. Zu den grundlegenden Ideen gehört eine klare Definition eines erfolgreichen Projekts sowie die Festlegung der Ziele. Möchten Sie also Informationen über eine gewisses Themenfeld möglichst weit verbreiten oder stehen vielleicht Verkäufe im Vordergrund?

Im weiteren Verlauf befassen Sie sich mit technischen Fragen sowie dem angedachten Eventdesign. Am Ende dieses Schritts liegt Ihnen idealerweise eine umfassende Analyse des Veranstaltungsumfelds vor, Ihre Projektziele sind klar definiert, die Interessen der Stakeholder sind differenziert analysiert und Sie haben ein zuverlässiges Risk-Management etabliert. Bei einer Spielemesse beispielsweise stellen Entwickler Ihr Produkt einem breiten Publikum vor. Das Ziel des Events ist es also, allen Entwicklern eine angemessene Plattform zu geben, damit diese in Kontakt mit den potenziellen Käufern treten können. Das Umfeld muss einer großen Menge von Menschen Raum geben, um zum Event zu kommen, dort ihre Zeit zu verbringen, eventuell Übernachtungen ermöglichen und natürlich für eine entspannte Abfahrt sorgen. Beim Risk-Management werden verschiedene Szenarien eingeplant, sodass technische Ausfälle oder der kurzfristige Absprung eines Ausstellers auf der Messe möglichst unbemerkt bleiben.

2. Ein robustes Skill-Set

Um das Projektpotenzial voll auszuschöpfen, ist ein passendes Skill-Set notwendig. Darin vereinen Sie die Fähigkeiten verschiedener Ebenen, die für eine perfekte Eventinszenierung notwendig sind. Wichtig dabei ist, dass die Skills robust sind. Damit meinen wir, dass Sie Ihre Leistungen auch unter herausfordernden Bedingungen abrufen können müssen. Wenn Sie also zum Beispiel die Planung des Events vorantreiben, sind Sie dann bei kurzfristigen Änderungen in der Lage, unter Druck die richtige Reaktion zu zeigen?

Welche technischen Möglichkeiten sind gegeben und wobei benötigen Sie Unterstützung? Beim Skill-Set geht es nicht darum, alles perfekt zu können, sondern realistisch einzuschätzen, wie weit Sie selbst gehen können und anschließend verschiedene Aufgabenbereiche zu delegieren. Nur so kann das Event Design letztendlich Ihren Vorstellungen entsprechen.

3. Keine Limits – vom Public bis zum Digital Event

Die aktuellen Zeiten sind komplex. Wie man an der Corona-Pandemie gesehen hat, kann es jederzeit vorkommen, dass Ihr geplantes Event kurzfristig unter komplett anderen Umständen stattfinden muss. Deshalb ist es wichtig, bei der Planung des Events einen Backup-Plan zu haben und beispielsweise ein Public Event als Digital Event ausrichten zu können. Zahlreiche Messen und Großveranstaltungen wurden während der vergangenen zwei Jahre unter diesen Umständen erfolgreich umgesetzt. Während Fehler und Ungenauigkeiten zu Beginn verziehen wurden, sind die Ansprüche nun wieder gestiegen. Schließlich existieren inzwischen genügend Vorbilder für eine saubere Eventinszenierung als Digital oder Hybrid Event. Natürlich ist es übertrieben, deshalb zwei Events auf einmal zu planen. Dennoch können Sie für den Fall der Fälle Prozesse optimieren, indem Sie vorausschauend agieren und gewisse Ausfälle mit einkalkulieren.

4. Feasibility Studies

Feasibility Studies gehören fest zum modernen Event Management dazu. Ein Eventarchitekt kann anhand der Feasibility Studies frühzeitig erkennen, wo Risiken und Chancen in der Projektinszenierung liegen. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über die wirtschaftliche Machbarkeit, organisatorische Umsetzung, Ressourcen und Verfügbarkeit sowie zeitliche und rechtliche Umsetzung – und dadurch maximale Sicherheit.

Am Beispiel von technischen Produkten werden Berechnungen bezüglich der technischen Komponenten und Bauteile durchgeführt. Mit Experimenten und Tests wird dazu die Praxistauglichkeit des Produkts sichergestellt. Vor Ort wird außerdem die Fertig- und Montierbarkeit geprüft sowie die Verfügbarkeit aller Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe gewährleistet. Wird dabei das aufgestellte Budget eigehalten? Dann ist die Machbarkeitsstudie auf der technischen Ebene komplett.

5. Was bleibt dem Endkonsumenten?

Der letzte Tipp, um das Projektpotenzial voll auszuschöpfen, richtet sich an die Endkonsumenten auf Ihrer Veranstaltung. Diese sind zahlreich auf Ihrem Event erschienen oder können via Liveübertragung gemeinsam an der Veranstaltung teilnehmen. Jetzt beginnt bereits die Arbeit für Ihr nächstes Projekt, schließlich möchten Sie die Menschen vor Ort für kommende Events begeistern. Das gelingt über einen sauberen Ablauf und zusätzlich über verschiedene Werbemaßnahmen, mit denen Sie als Veranstalter oder Veranstalterin im Kopf bleiben. Steht der nächste Termin fest und sie können auf diesen verweisen? Oder planen Sie kleinere Veranstaltungen, um auf das nächste große Event hinzuarbeiten? Hier haben Sie zahlreiche Möglichkeiten, um Anreize zu schaffen, damit die Menschen auch im kommenden Jahr beziehungsweise bei der nächsten Veranstaltung teilnehmen. Idealerweise können Sie kommende Produkte und Events bereits fest im Kopf des Endkonsumenten einpflanzen.