Die Folgen unrealistischer Budgetplanung

Mit der Budgetplanung widmen wir uns in diesem Blog einem der wichtigsten Themen des gesamten Events. Die schönsten Veranstaltungen sind letztlich nichts wert – und sorgen sogar für ein gehöriges Minus – wenn die geplanten Kosten im hohen Maße von den tatsächlichen Kosten abweichen. In der Folge müssen Sie sich gegenüber Ihren Vorgesetzten rechtfertigen und ein halbgares Event präsentieren. Scenotech sorgt dafür, dass die gesamte Planung inklusive der Budgetplanung den Vorstellungen der Stakeholder entspricht und gesetzte Rahmen bestmöglich eingehalten werden. Wir zeigen Ihnen, worauf dabei zu achten ist.

Ausführungsplanung mit realistischen Budgets

Diskussionen über die Budgetplanung gehören sicherlich zu den unangenehmsten Themen auf dem Tagesordnungspunkt. Hier möchten noch einige Euros gespart werden, auf der anderen Seite muss für ein perfektes Event  trotzdem auch Geld fließen. Insbesondere in der heißen Phase potenzieren sich die Streitereien, führen zu Uneinigkeit und am Ende zu deutlich überzogenen Budgets. Was ist also schiefgelaufen bei der Budgetplanung Ihres Events?

Zunächst einmal ist es wichtig zu betonen, dass die Budgets der ersten Eventkonzeption praktisch nie zu 100 Prozent getroffen werden können. Entsprechend steht im Vordergrund, die Abweichungen der ursprünglichen Planungen möglichst gering zu halten. Wenn Sie nun stets die günstigsten Angebote einer Eventagentur annehmen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich dieses Angebot am Ende als großes Missverständnis herausstellt. Viele Versprechen werden gemacht, um dann in der Ausführungsplanung nacheinander gestrichen zu werden.

Stattdessen ist ein realistischer Ansatz gefragt. In der Eventarchitektur tauschen wir uns mit allen beteiligten Parteien aus. Die Stakeholder finden also gleichermaßen Gehör wie das Catering und Techniker. Auf diese Weise können allzu große Luftschlösser auf Basis von Expertise und Erfahrung eingedämmt werden. Außerdem können potenzielle Kosten von den ausführenden Fachkräften präziser eingeschätzt werden. Das ist enorm wichtig, da bis zu 40 Prozent des Budgets in technische Dienstleistungen fließen.

Kurzfristige Abweichungen der Budgetplanung

Wie bereits angesprochen, sind Abweichungen in der Budget- und Ausführungsplanung im Grunde genommen unvermeidbar. Gleichzeitig kann hier durch das ganzheitliche Eventmanagement der Eventarchitektur eine Basis geschaffen werden, die auf zahlreiche Eventualitäten vorbereitet ist. Ein großer Vorteil von Scenotech ist dabei das Local Sourcing. In zahlreichen Ländern haben wir ein Netzwerk aufgebaut und erweitern dieses regelmäßig, sodass wir wichtige Ressourcen direkt aus dem Umfeld der Veranstaltung ziehen können. Dazu gehören verschiedene Gewerke ebenso wie Nahrungsmittel für das Buffet.

Dieses Vorgehen ermöglicht es uns, bei kurzfristigen Ausfällen vergleichsweise günstige Alternativen zu finden. Während andere Anbieter dabei neue Verträge aushandeln müssen und womöglich auf hohe Zuschläge stoßen, hilft uns unser Netzwerk dabei, eben jene Hürden zuverlässig zu umschiffen, sodass am Ende weiterhin faire Preise stehen.

Vertrauen Sie bei der Umsetzung Ihres nächsten Events auf die strategische Projektplanung von Scenotech. Durch unser smartes und ganzheitliches Vorgehen erhalten Sie hochwertigste Leistungen zu besten Konditionen.