Beim nächsten Event Kosten verringern

Wenn Sie bei Ihrem nächsten Event Kosten verringern möchten, ist folgende Frage für Sie interessant: „Wie verbrennt eine Agentur meine Kohle?“ Um ein erfolgreiches Event umzusetzen, sind schliesslich zahlreiche Faktoren zu beachten, die sich bisweilen stark auf das Portemonnaie auswirken. Als Eventarchitekt wissen wir genau, worauf es bei der Planung und Umsetzung der diversen Projekte ankommt und können damit bei Ihrem nächsten Event effektiv Kosten verringern – wodurch unsere Dienstleistungen selbst ebenfalls vergleichsweise günstig angeboten werden können. Wie verbrennt also eine klassische Eventagentur Ihre Kohle? Schauen Sie sich einfach folgende Punkte an.

Fehlende Kreativität

Vieles ist bei Agenturen von der Stange. Es wird auf Konzepte zurückgegriffen, die in der Vergangenheit angewendet wurden. Viele Agenturen ersetzen lediglich das Branding und voilà – Ihr individuelles Design oder Konzept ist fertig. Das klingt vielleicht erstmal so, als würden Sie damit für Ihr Event die Kosten verringern, doch viele Agenturen setzen sich nicht seriös mit Ihrem Vorhaben auseinander. Dadurch werden jene vorgefertigten Konzepte eingesetzt, die schlicht nicht zum neuen Kunden und dessen Eventidee passen. Ehe es zu spät ist, wird dann das Konzept kurzfristig überarbeitet oder teuer geoutsourced – und die Kosten steigen für den Kunden.

Meist fehlen ausserdem die nötigen Ressourcen und tiefe Kenntnisse – gerade im innovativen und technischen Bereich sind diese nur selten vorhanden. Technologie ist ein stetig rasant wachsender Bereich mit vielen grossartigen Chancen und Möglichkeiten. Nur wer mit der Zeit geht und die neuen Technologien sinnvoll implementiert, wird ein perfektes Event bieten können. Agenturen müssten dagegen interne Ressourcen binden, um in diesem Bereich Fortschritt zu machen oder sie outsourcen diese Leistungen. Wenn Sie dann nach Ihrem Event die Kosten berechnen, merken Sie plötzlich, dass diese Agenturen lediglich auf hochpreisige und überteuerte, standardisierte Lösungen bauen, mit denen Ihr Budget, Ihr Geld sprichwörtlich verbrannt wird. Dem gehen Sie aus dem Weg, indem Sie auf die Eventarchitektur von Scenotech setzen, die höchsten technologischen Ansprüchen gerecht wird.

Inexistente Brand-Affinität

Es ist eine Gratwanderung, sich täglich mit Botschaften und Wirkungen von unterschiedlichsten, fremden Brands auseinander zu setzen – das gilt für uns als Eventarchitekten ebenso wie für Agenturen. Oft greifen die Agenturen deshalb auf «Out of the box» Lösungen zurück, die letztlich weder Innovation noch Kreativität widerspiegeln. Und oft wirken Sie dann an Ihrer Marke vorbei, denn wie bei allen Unternehmen ist auch das Branding Ihres Unternehmens einzigartig, individuell und besonders. Sich ausführlich mit Brands auseinander zu setzen, erfordert weniger organisatorisches Talent, als viel mehr eine besondere Affinität zu Marketing und Kommunikation, gepaart mit kreativen Ideen und dem tiefen Verständnis von Tradition, Innovation, Unternehmertum und Psychologie. Wenn Ihre Agentur lediglich auf koordinative «Out of the box» Lösungen baut, dann verbrennen Sie Ihr Geld. Wer bei seinem nächsten Event Kosten verringern möchte, achtet besser darauf.

Kein Konzernverständnis

Interne Abläufe zu kennen, zu verstehen und zu respektieren ist ein sehr wichtiger Punkt. Nur wenn die Agentur die Prozesse versteht und die Projektpläne basierend auf Ihre Abläufe abstimmt, funktioniert eine reibungslose Umsetzung, sodass Sie bei Ihrem Event Kosten verringern. Konzerne haben andere, meist langwierige Bewilligungsprozesse, viele Stakeholder, unterschiedlichste Erwartungen und Verpflichtungen. Das alles beeinflusst die Zeitlinie für Eventkonzeption, Planung und Umsetzung. Was für Erfahrungen in diesen Bereichen weist Ihre Agentur auf? Stellen sie sich zu hundert Prozent auf Sie ein und richten alle Prozesse danach aus? Oder verbrennen sie Ihre Zeit und somit Ihr Geld?

Unrealistische Konzepte

Ein Konzept ist mehr als eine Idee, ein schönes Luftschloss, dass sich gut verkaufen lässt. Es sollte sich auch in die Realität umsetzen lassen. Agenturen sparen sich gerne die Mühen und Kosten, bereits in der wichtigen Phase der Kreation die entsprechenden Inputs zu holen. Schliesslich gehört mehr dazu, als lediglich mit einem Techniker zu sprechen. Es werden fundierte Expertisen von ausgewiesenen Fachexperten benötigt. Nur dann kann eine innovative und individuelle Veranstaltung mit einem roten Faden umgesetzt werden. Und dies ist gerade bei vermeintlich «kleinen» Events wie Leadership Meetings, Streamings oder Digital Events von enormer Wichtigkeit. Technologie hat in allen Vorhaben eine dominante Rolle. Nur ein Eventarchitekt hat diese Expertise In-House.

Absurde und intransparente Verrechnungsmodelle

Agenturen haben faszinierende Modelle, um für ein Event die entsprechenden Kosten zu berechnen. Diese bekommen Sie häufig nie zu sehen, denn es ist Fakt, dass viele Agenturen keine Transparenz wünschen. Letzten Endes sind diese Dienstleister auf raffinierte Abrechnungsmodelle angewiesen, da sie lediglich koordinative Aufgaben übernehmen und alle nötigen Kernkompetenzen auslagern. Diese katalysatorische Funktion verteuert aber Ihre Projekte: Die Agency Fees sind sehr hoch (hier liegt der eine Teil der Wertschöpfung) und bei den Subunternehmen werden oft Misch-Deals mit anderen Endkunden-Projekten gemacht. Die Realität ist dabei, dass nur selten nachvollziehbare Marktpreise und stattdessen willkürliche Preise bezahlt werden.

„Melk die Kuh, solange sie Milch gibt!“

Stellen Sie sich vor, Sie planen ein Event in Südkorea, dessen Kosten Sie verringern möchten. Dann haben Sie oft schlechte Karten, denn Sie wissen genauso gut wie die lokal ansässige Agentur, dass Sie nach dieser Veranstaltung wahrscheinlich erstmal wieder in anderen Ländern unterwegs sind oder das Event sogar eine einmalige Sache ist. Die Folge? Von den Agenturen werden sicherlich höhere Preise gefordert, da sie nur diesen einen Auftrag von Ihnen bekommen. Wenn Sie dagegen öfter vor Ort wären, könnten Sie den Markt besser sondieren und die Agenturen würden Ihnen preislich entgegenkommen, um eine langfristige Partnerschaft aufzubauen. Ausserdem entstünde eine neue Marktsituation, da die Mitbewerber ebenfalls langfristige Pakete schnüren könnten, mit denen einzelne Angebote unterboten werden würden. Da all diese Punkte wegfallen, wird es entweder massiv zu teuer oder Sie nehmen grosse Einschränkungen und Kompromisse für das letztendliche Event in Kauf, um Ihre Ausgaben zu senken.

Effizienter ist dagegen ein Eventarchitekt, der international vernetzt ist und dadurch feste Beziehungen zum lokalen Markt hat. Dank jahrelanger Zusammenarbeit konnten wir tiefgreifende Kenntnisse über Traditionen, verschiedene Bedingungen, die Preisgestaltung, rechtliche Grundlagen und vieles mehr gewinnen. Dadurch kann Ihnen Scenotech unabhängig vom Standort einen fairen Preis unterbreiten, sodass Sie beim nächsten Event Ihre Kosten verringern.